Geplaatst op
Elk groot of klein bedrijf heeft een boel administratie en informatie opgeslagen. Vroeger waren er zelfs aparte ruimten nodig om al deze documenten in mappen netjes op te bergen. Tegenwoordig is het gelukkig mogelijk om digitaal te archiveren. In dit artikel leggen we uit wat dit precies inhoud zodat je kunt bepalen of dit voor jouw onderneming interessant is.
Wat is digitaal archiveren?
Digitaal archiveren is simpelweg het digitaal opslaan van fysieke, papieren documenten. Belangrijke documenten die een bedrijf moet bewaren zijn zo veilig en gemakkelijk terug te vinden als digitale bestanden die voor lange termijn bewaard kunnen worden. Dit biedt uiteraard een hoop voordelen.
Gemakkelijk te raadplegen
Documenten die digitaal gearchiveerd zijn kunnen makkelijk worden geraadpleegd door de bevoegden. Bovendien is het mogelijk om op elke plek de juiste bestanden te openen.
Beter voor het milieu
Het digitaliseren van documenten is een goede stap naar een ‘paperless office’. Het scheelt een hoop papier en mappen. Hiermee zul je op termijn kosten besparen en bijdragen aan een beter milieu.
Veiliger documenten opslaan
Je wilt dat de informatie die je bewaart alleen toegankelijk is voor degene die daar ook echt bevoegd voor is. Als je digitaal archiveert, dan kun je zelf bepalen wie er toegang heeft tot de documenten. Bovendien is het niet mogelijk voor inbrekers om direct alle informatie in te zien als dit digitaal opgeslagen is. Ook bij het uitbreken van brand of lekkage gaan de bestanden die digitaal gearchiveerd zijn niet verloren.
Bespaar ruimte
De meeste bedrijven hebben een hele ruimte toegewijd aan de opslag van belangrijke administratie en documenten. Tegenwoordig is dit niet meer nodig. De ruimte die je nu overhoud kun je mooi gebruiken voor iets anders.
Bespaar tijd
Het is geen geheim dat het tijd en moeite scheelt om een zoekopdracht uit te voeren in plaats van te zoeken tussen mappen en folders. Daarnaast scheelt het ook een hoop tijd om alle bestanden georganiseerd te houden.