Geplaatst op
Steeds meer mensen vragen zich af: wat is een erp systeem nu eigenlijk? Een vraag die begrijpelijk is omdat het nog steeds een relatief nieuw verschijnsel lijkt te zijn voor veel mensen. Het ERP systeem kunnen we zien als een ijkpunt in de ontwikkeling van de software en computer technologie, want het is een grote stap vooruit, van de machines waarop verschillende programma’s geïnstalleerd staan, naar een situatie waarin een desktop computer inlogt in een centrale database waarin alle gegevens te vinden zijn en waarbij een centraal plansysteem gebruikt wordt. Dat laatste maakt Enterprise Resource Planning (ERP) mogelijk en dit garandeert efficiënte en overzicht.
Hoe werkt een ERP systeem?
De werking van een ERP systeem is eenvoudig en praktisch. Het komt er in grote lijnen op neer, dat bij dit systeem een programma gebruikt wordt en niet meerdere. Alle beschikbare data ligt opgeslagen in een database. Dit is een centralisering van de bedrijfsinformatie, hetgeen diverse voordelen met zich meebrengt.
Waarom een ERP systeem?
Wanneer je gebruikmaakt van ERP zul je ervaren dat dubbele data en datacorruptie, ten gevolge van kopiëren en converteren van het ene bestandstype naar het andere, tot het verleden behoren. ERP biedt een systeem waarin een keer gegevens ingevoerd worden, bijvoorbeeld van een klant, om daarna voor elke afdeling toegankelijk te zijn. Er zijn dus niet meerdere afdelingen die gegevens van een bepaalde klant in verschillende systemen in kunnen voeren. Zo voorkom je dubbele of incomplete data. Ook hoef je geen bestanden uit een programma te converteren naar een ander bestandstype, zodat ze in andere programma’s te lezen zijn. Met dit laatste voorkom je datacorruptie. Het ERP systeem zorgt voor een helder overzicht van de diverse bedrijfsprocessen, namelijk:
- Managers kunnen gemakkelijk een uitdraai maken van de verschillende processen: inkoop, verkoop en marketing
- Inkoop krijgt automatisch een seintje van verkoop dat het magazijn aangevuld moet worden, bijvoorbeeld na een grote order
- Overall kun je een inzichtelijke beeld krijgen van de verschillende bedrijfsprocessen en zo komen de speerpunten naar voren waaraan de organisatie moet werken, bijvoorbeeld de afdeling sales die beter moet presteren
Wat kost een ERP systeem?
Een ERP systeem is in de grond vooral maatwerk. En een belangrijk aspect van maatwerk is dat het niet zwart-wit te stellen is hoeveel het kost. Natuurlijk kun je wel een indicatie geven. Er zijn diverse ERP-pakketten op de markt: Microsoft Dynamics 365, Oracle J.D. Edwards Enterprise One, SAP Business One en variaties hierop. Voor een eenvoudig zakelijk ERP systeem, bedoeld voor een klein of middelgroot bedrijf, waarbij je een maandelijks abonnement afsluit en een jaarlijkse licentie voor het programma betaalt, moet je rekenen op kosten die liggen zo rond de 4000 euro per jaar. Natuurlijk in de meest uitgeklede versie. De koppeling met eventueel andere systemen, doen de kosten oplopen. Andere ERP systemen kunnen aanzienlijk meer kosten, zoals het systeem van de gemeente Amsterdam een slordige 11 miljoen euro bedroeg. De regel luidt dus, hoe complexer hoe duurder het systeem.